כמה זמן שומרים רשומות שכר ונוכחות: פנקס שכר, תלושים, נוכחות, 101 ו-106 — ומה עושים כשעוזבים ספק

אין בחוק הישראלי סעיף אחד שאומר "שומרים רשומות שכר X שנים". יש כמה כללים שחלים במקביל, והגישה הזהירה היא לשמור את רשומות השכר והנוכחות לפחות 7 שנים — ובמקרים מסוימים יותר. לצורכי מס, הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג–1973 קובעות שמערכת החשבונות נשמרת שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה — לפי המאוחר (סעיף 25(ג)). לצד זה, תביעות שכר מתיישנות בדרך כלל לפי חוק ההתיישנות, וההתיישנות האזרחית הכללית היא 7 שנים, כך שבתביעה תצטרכו להציג רישומים מהתקופה הזו. המדריך מסביר מה לשמור, איך, ומה עושים כשמחליפים ספק. בשאלה ספציפית — התייעצו עם רואה חשבון או עורך דין.

המדריך הוא חלק מהמדריך לטעויות שכר נפוצות.

הכללים שחלים

מה לשמור

1. פנקס שכר — הנתונים שמהם הופקו התלושים, לכל עובד ולכל חודש.
2. תלושים — עותק של כל תלוש שנמסר, כולל תלושים מתקנים.
3. נוכחות — רישום השעות בפועל, כולל יומן תיקונים.
4. חופשה ומחלה — צבירות, ניצול ואישורי מחלה (במגבלות פרטיות).
5. 101 — לכל עובד ולכל שנה, כולל צרופות.
6. 102, 126 ו-106 — מה שהוגש ונמסר, ואישורי ההגשה.
7. קופות — דוחות העברה, דוחות שגויים ותיקונים.
8. הודעה על תנאי עבודה, חוזים ושינויים.
9. גמר חשבון — חישוב, מכתב סיום, אישורי תשלום.

איך שומרים

• פורמט קריא בלי התוכנה: PDF לתלושים ולדוחות, וקובץ נתונים (CSV או Excel) לפנקס. אם המידע קיים רק בתוך מערכת שנסגרה, הוא לא באמת שמור.
• מקום: הוראות ניהול פנקסים דורשות שמירה במען העסק או במקום שהודעתם עליו לפקיד השומה (סעיף 25(א)). בשמירה בענן, בדקו עם רואה החשבון.
• אבטחה: הארכיון הוא חלק ממאגר העובדים — הרשאות מוגבלות, גיבוי, הצפנה (מידע עובדים).
• סריקה: מסמך נייר שנסרק — לפי הכללים שבנספחים להוראות.

כשמחליפים ספק או לשכה

זה הרגע שבו ארכיונים הולכים לאיבוד. לפני סיום ההתקשרות:

1. ייצוא מלא — כל התלושים, הפנקס, הדוחות השנתיים וה-106, לכל השנים.
2. בדיקת קריאות — פתחו קבצים אקראיים ובדקו שהם שלמים.
3. גישה לקריאה — חלק מהספקים מציעים גישת ארכיון בתשלום אחרי הסיום. שאלו מה המחיר ולכמה זמן.
4. מחיקה אצל הספק — רק אחרי שווידאתם את הייצוא, ולפי ההסכם.

פרטים במדריך למעבר מערכת שכר ובצ׳קליסט המעבר.

עלות להמחשה

דוגמה להמחשה

עסק עבר מערכת ב-2023, וסגר את המנוי הישן. ב-2026 עובד לשעבר תובע שעות נוספות מ-2021–2022. לעסק אין גישה לנוכחות מאותן שנים. לפי סעיף 26ב לחוק הגנת השכר, בלי רישומי נוכחות, הנטל עובר למעסיק (עד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 בחודש). ייצוא של כמה מאות שקלים ב-2023 היה חוסך את הבעיה.

מה לא לשמור יותר מהנדרש

שמירה ארוכה היא לא רק חובה — היא גם סיכון. חוק הגנת הפרטיות ותקנות אבטחת המידע מעודדים לצמצם מידע שאין בו צורך. כמה דוגמאות:

• צילום תעודת זהות של עובד שעזב לפני שנים — אם יש את המספר בפנקס, הצילום לרוב מיותר.
• אישורי מחלה — הנתון הנדרש לשכר הוא מספר הימים. המסמך הרפואי עצמו כדאי לשמור בהרשאה מוגבלת, ולשקול מתי למחוק.
• מידע ביומטרי משעון שהוחלף — אין סיבה להמשיך להחזיק תבניות של עובדים שעזבו.
• קורות חיים של מועמדים שלא התקבלו — אינם חלק מרשומות השכר.

בדקו את מדיניות השמירה עם עורך דין, במיוחד כשיש הליך פתוח.

נוהל ארכיון מוצע

1. בסוף כל שנת מס, אחרי הגשת 126 ומסירת 106: הפיקו ארכיון שנתי (תלושים, פנקס, נוכחות, דוחות).
2. שמרו אותו במקום מאובטח, בהרשאה של 1–2 אנשים.
3. רשמו בטבלה את תאריך המחיקה המוקדם — 7 שנים מתום שנת המס, או 6 מהגשת הדוח, המאוחר.
4. פעם בשנה, בדקו אם יש הליך פתוח שמחייב להמשיך לשמור.
5. מחקו לפי הטבלה, ותעדו את המחיקה.

שאלות נפוצות

האם מספיק לשמור את התלושים?

לא. התלוש הוא "רישום נתונים מתוך פנקס השכר" (סעיף 24(א) לחוק הגנת השכר). כדאי לשמור גם את הפנקס, את הנוכחות ואת הדוחות.

מה עם עובד שעזב לפני 10 שנים?

בדרך כלל, אחרי 7 שנים מתום שנת המס ובלי הליך פתוח, החשיפה קטנה. אבל אם יש הליך משפטי או ביקורת פתוחה — שמרו עד סיומם.

האם מותר לשמור רק בענן?

אפשר, בתנאי שהמידע נגיש, קריא, מאובטח ושנשמרים הכללים של הוראות ניהול פנקסים לגבי מסמכים ממוחשבים. בדקו עם רואה החשבון.

מקורות

• הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ג–1973 בוויקיטקסט — סעיף 25
• חוק הגנת השכר וחוק שעות עבודה ומנוחה בוויקיטקסט — סעיפים 17א, 24, 26ב; סעיף 25
• רשות המסים — ניהול ספרים ושמירת מסמכים
• כל זכות — התיישנות תביעות עובדים