כמה עולה תוכנת שכר לעובד לחודש? שלוש דוגמאות מחושבות: 8, 35 ו-120 עובדים
דוגמאות להמחשה לעלות חודשית של תוכנת שכר ומערכת HR בעסק קטן, בינוני וגדול יחסית: מחיר לעובד, דמי בסיס, עלות לעובד בפועל, מע״מ ומה משתנה כשהעסק גדל.
העלות בפועל לעובד היא לא המחיר שבמחירון, אלא החשבון החודשי הכולל חלקי מספר העובדים. בעסק קטן, דמי הבסיס מנפחים אותה; בעסק גדול, המודולים הם שמכריעים. בשלוש הדוגמאות שלהלן — עסק עם 8 עובדים, 35 עובדים ו-120 עובדים — המחיר האפקטיבי לעובד נע (להמחשה בלבד) מכ-34 ₪ ועד 120 ₪ לחודש, לפני מע״מ, תלוי בסוג הפתרון ובגודל. כל המספרים הם דוגמאות להראות את מבנה החשבון, לא מחירים של ספק מסוים.
המדריך הוא חלק מהמדריך לבחירת מערכת שכר ו-HR. את החישוב אפשר להריץ בעצמכם במחשבון העלות החודשית.
הנוסחה
עלות חודשית = מספר עובדים × מחיר לעובד + דמי בסיס
עלות אפקטיבית לעובד = עלות חודשית ÷ מספר עובדים
כולל מע״מ: כפול 1.18. עוסק מורשה מקזז את המע״מ, ולכן העלות הכלכלית היא לפני מע״מ; עוסק פטור לא מקזז.
דוגמה 1: משרד עם 8 עובדים
משרד רואי חשבון קטן או מרפאה, 8 עובדים במשכורת קבועה, בלי משמרות. פתרון: תוכנת שכר בענן בלבד, טווח להמחשה 15–40 ₪ לעובד, דמי בסיס 150 ₪.
| תחתית | ראש הטווח | |
|---|---|---|
| 8 × מחיר לעובד | 8 × 15 = 120 ₪ | 8 × 40 = 320 ₪ |
| דמי בסיס | 150 ₪ | 150 ₪ |
| סה״כ לחודש | 270 ₪ | 470 ₪ |
| לעובד בפועל | 33.75 ₪ | 58.75 ₪ |
| כולל מע״מ | 318.60 ₪ | 554.60 ₪ |
מה רואים: דמי הבסיס הם 32%–56% מהחשבון. מחיר "15 ₪ לעובד" הופך ל-33.75 ₪ בפועל. בגודל הזה כדאי להשוות גם ללשכת שירות או לרואה החשבון של העסק — ראו לשכה מול תוכנה.
דוגמה 2: רשת עם 35 עובדים שעתיים
שני סניפים של בית קפה, 35 עובדים, רובם שעתיים במשמרות. פתרון: שכר + נוכחות ומשמרות, טווח 30–60 ₪ לעובד, דמי בסיס 400 ₪.
| תחתית | ראש הטווח | |
|---|---|---|
| 35 × מחיר לעובד | 35 × 30 = 1,050 ₪ | 35 × 60 = 2,100 ₪ |
| דמי בסיס | 400 ₪ | 400 ₪ |
| סה״כ לחודש | 1,450 ₪ | 2,500 ₪ |
| לעובד בפועל | כ-41.43 ₪ | כ-71.43 ₪ |
| כולל מע״מ | 1,711 ₪ | 2,950 ₪ |
מה רואים: כאן דמי הבסיס פחות משמעותיים, אבל מספר התלושים משתנה: בקיץ, עם 10 עובדים עונתיים, החשבון קופץ. אם התמחור לפי תלוש, תוסיפו 10 × 30–60 = 300–600 ₪ בחודשים האלה. בנוסף, שני שעונים פיזיים (להמחשה 1,500–6,000 ₪ כל אחד) הם עלות חד-פעמית. על הנוכחות ראו מדריך הנוכחות.
דוגמה 3: חברה עם 120 עובדים
חברת שירותים עם 120 עובדים בשלושה אתרים, מחלקת משאבי אנוש קטנה. פתרון: מערכת HR מלאה עם שכר, נוכחות, תיק עובד ושירות עצמי, טווח 50–110 ₪ לעובד, דמי בסיס 1,200 ₪.
| תחתית | ראש הטווח | |
|---|---|---|
| 120 × מחיר לעובד | 120 × 50 = 6,000 ₪ | 120 × 110 = 13,200 ₪ |
| דמי בסיס | 1,200 ₪ | 1,200 ₪ |
| סה״כ לחודש | 7,200 ₪ | 14,400 ₪ |
| לעובד בפועל | 60 ₪ | 120 ₪ |
| כולל מע״מ | 8,496 ₪ | 16,992 ₪ |
מה רואים: הטווח רחב — פי שניים בין התחתית לראש. ההבדל נובע בעיקר מהמודולים. שאלו: האם אתם צריכים מודול הערכות ביצוע וגיוס, או רק שכר, נוכחות ותיק עובד? הורדת מודול אחד של 15 ₪ לעובד חוסכת כאן 1,800 ₪ בחודש, 21,600 ₪ בשנה.
מה משנה את החשבון
- הגדרת עובד: תלוש שהופק או עובד פעיל (מודלי תמחור).
- מינימום חודשי: בעסק של 3 עובדים, ייתכן שתשלמו כמו על 10.
- מדרגות: עובד אחד מעל הסף מקפיץ.
- מודולים: נוכחות, תיק עובד, שירות עצמי, דוחות.
- ישויות: חברה נוספת או תיק ניכויים נוסף — לעיתים דמי בסיס נוספים.
- מטבע: מחירון בדולר משתנה עם השער.
מה החשבון החודשי לא כולל
- הקמה, הסבת נתונים, הדרכה — חד-פעמי;
- חומרה (שעונים);
- שעות עבודה פנימיות של מי שמפעיל את השכר;
- העלאה בחידוש.
את אלה מוסיפים בחישוב TCO ל-3 שנים. את העלאת המחיר בשנה השנייה בודקים במחשבון החידוש.
דוגמה 4: עובדים עונתיים — לתלוש מול לעובד פעיל
מלון קטן עם 20 עובדים קבועים, ועוד 25 עובדים עונתיים בארבעת חודשי הקיץ. שתי הצעות להמחשה:
- לפי תלוש שהופק: 35 ₪ לתלוש, בלי דמי בסיס. 8 חודשים × 20 × 35 = 5,600 ₪, ועוד 4 חודשים × 45 × 35 = 6,300 ₪. סה״כ: 11,900 ₪ בשנה.
- לפי עובד פעיל: 22 ₪ לעובד ועוד 300 ₪ בסיס, אבל העונתיים נשארים "פעילים" במערכת חצי שנה (חודשיים לפני ואחרי העונה, עד שנסגרים). 12 × 300 = 3,600 ₪; 12 × 20 × 22 = 5,280 ₪; 6 × 25 × 22 = 3,300 ₪. סה״כ: 12,180 ₪ בשנה.
ההפרש קטן — 280 ₪ — אבל הוא מתהפך אם העסק סוגר את העונתיים מיד בסוף העונה: אז ההצעה לפי עובד פעיל יורדת ל-3,600 + 5,280 + 4 × 25 × 22 = 11,080 ₪. הכלל: במודל "עובד פעיל", נוהל סגירת עובדים בזמן הוא חלק מהמחיר.
כמה זה ביחס לעלות השכר
כדי לשים את המספרים בפרופורציה, השוו אותם לעלות המעסיק לעובד. להמחשה: עובד עם ברוטו 9,000 ₪ עולה למעסיק בערך 9,000 ₪, ועוד ביטוח לאומי מעסיק של 445.98 ₪ (לפי שיעורי 2026), ועוד 12.5% לפנסיה ופיצויים — 1,125 ₪. יחד כ-10,571 ₪ בחודש, לפני הבראה, חופשה וזכויות נוספות. מערכת שכר שעולה 41 ₪ לעובד היא כ-0.4% מזה. לכן ההחלטה לא צריכה להתקבל רק לפי המחיר: מערכת שחוסכת טעות אחת בשנה בחישוב שעות נוספות או הבראה יכולה להצדיק פער של עשרות שקלים לעובד. פירוט השיעורים בשיעורי 2026.
שאלות נפוצות
למה העלות לעובד בעסק קטן גבוהה יותר?
בגלל דמי הבסיס והמינימום החודשי, שמתחלקים על פחות עובדים. זה נורמלי, ולכן בעסק קטן חשוב להשוות מחיר כולל ולא מחיר לעובד.
האם כדאי לבחור את התחתית של הטווח?
הטווחים כאן להמחשה. מה שקובע הוא מה כלול במחיר. תוכנה זולה שלא מחשבת נכון את השעות הנוספות שלכם תעלה יותר.
איך משווים הצעה בדולר?
ממירים לפי שער עדכני, מוסיפים כרית לשינויי שער, ובודקים מי מדווח את המע״מ. ראו שנתי מול חודשי והעלאה בחידוש.
מקורות
- רשות המסים — מע״מ וקיזוז תשומות
- חוק מס ערך מוסף בוויקיטקסט — שיעור המע״מ והגדרות עוסק
- כל זכות — רקע על חובות מעסיק בשכר
